প্রফেসরদের ইমেইল লেখার নিয়মাবলী

এই লেখাটিতে, আমরা আলোচনা করবো কিভাবে আপনি একজন প্রফেসরকে ইমেইল লিখবেন যাতে করে আপনি তার ল্যাবে ভর্তি হতে পারেন অথবা তার কাছ থেকে ফান্ডিং পেতে পারেন।

১. ইংরেজি ভাষায় দক্ষতা:

আপনার ইমেইলের ব্যাকরণ, বানান এবং শব্দ নির্বাচন সঠিক হতে হবে।
একাডেমিক লেখার ধরণ বজায় রাখতে হবে এবং ভাষার টোন মার্জিত হতে হবে।
ইংরেজি ভাষায় আপনার দুর্বলতা থাকলে ইমেইল পাঠানোর আগে প্রুফরিড করে নিন।

২. ইমেইল এড্রেস:

আপনার স্টুডেন্ট ইমেইল (যদি থাকে) ব্যবহার করুন।
ব্যক্তিগত ইমেইল ব্যবহার করলে স্প্যাম ফিল্টারের কারণে ইমেইল ডেলিভার নাও হতে পারে।
প্রফেসরের বিশ্ববিদ্যালয়ের ইমেইল এড্রেস ব্যবহার করুন।
প্রফেসরের ল্যাব ওয়েবসাইট থেকে তার কন্টাক্ট ডিটেইলস সংগ্রহ করুন।

৩. ইমেইলের সাবজেক্ট:

সাবজেক্ট স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে।
আপনি কিসের জন্য ইমেইল করছেন তা সাবজেক্টে স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
ভুল সাবজেক্ট ব্যবহার করবেন না।

৪. প্রফেসরকে সম্বোধন:

“Dear Prof. [পুরো নাম]” ব্যবহার করুন।
“Dr.” ব্যবহার করবেন না, কারণ কোরিয়ায় পোস্ট-ডক বা রিসার্চ প্রফেসরদেরকে ডক্টর বলা হয়।
“Mr./Ms./Mrs.” ব্যবহার করবেন না।
“Sir” ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।
“Amazing Scientist Prof. [পুরো নাম]” এর মত প্রশংসামূলক সম্বোধন ব্যবহার করা যেতে পারে (যদি আপনি তার কাজের প্রতি খুবই মুগ্ধ হন)।

৫. অভিবাদন:

“I hope you are well” এর মত নৈমিত্তিক অভিবাদন ব্যবহার করা যেতে পারে।

৬. ইমেইলের বডি:

৬.১. প্রথম প্যারাগ্রাফ:

নিজের পরিচয় দিন।
আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা এবং রিসার্চ অভিজ্ঞতা (যদি থাকে) সংক্ষেপে উল্লেখ করুন।
প্রফেসরের কাজের প্রতি আপনার আগ্রহ প্রকাশ করুন।

৬.২. মূল প্যারাগ্রাফ:

আপনি এবং প্রফেসরের কাজের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করুন।
আপনি কেন তার ল্যাবে কাজ করতে চান তা ব্যাখ্যা করুন।
আপনার পূর্ববর্তী অভিজ্ঞতা এবং দক্ষতা কিভাবে তার ল্যাবে অবদান রাখতে পারে তা তুলে ধরুন।
আপনার ভবিষ্যৎ পরিকল্পনা সম্পর্কে ধারণা দিন।

৬.৩. শর্ট প্রোফাইল:

আপনার সিভি/রিজিউমের গুরুত্বপূর্ণ তথ্য পয়েন্ট আকারে তুলে ধরুন।

৬.৪. ফান্ডিং এর জন্য অনুরোধ:

স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন আপনি কিসের জন্য ফান্ডিং চান।
কত টাকার জন্য আবেদন করছেন তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন।
আপনার আবেদনের যৌক্তিকতা ব্যাখ্যা করুন।

৬.৫. সমাপ্তি:

আপনার আগ্রহের পুনরাবৃত্তি করুন।
প্রফেসরের সময় দেওয়ার জন্য ধন্যবাদ জানান।
আপনার যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন।

৭. স্বাক্ষর:

“Sincerely,” ব্যবহার করুন।
আপনার পুরো নাম এবং স্টুডেন্ট আইডি লিখুন।
বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম এবং লোগো লাগাতে পারেন।

৮. ইমেইলের সাথে সংযুক্তি:

আপনার সিভি/রিজিউম
গ্রেড ট্রান্সক্রিপ্ট
সুপারিশের চিঠি (প্রযোজ্য হলে)
রিসার্চ প্রপোজাল (প্রযোজ্য হলে)

৯. ইমেইল পাঠানোর আগে:

ইমেইলের ব্যাকরণ, বানান এবং শব্দ নির্বাচন আবারও পরীক্ষা করে নিন।
ইমেইলের টোন মার্জিত এবং পেশাদারী কিনা তা নিশ্চিত করুন।
প্রয়োজনে, অন্য কাউকে ইমেইলটি রিভিউ করতে বলুন।

উদাহরণ:

Subject: PhD Admission and Funding Request for [Your Research Area]

Dear Prof. [Full Name],

I hope this email finds you well.

My name is [Your Full Name] and I am a [Your Current Status] student at [Your University Name] in [Your Country]. I am writing to express my strong interest in joining your research group at [University Name] in [Country].

I have been fascinated by [Research Area] since [Your Inspiration]. During my [Current Degree] studies, I have taken several courses in [Related Courses] and have gained a strong foundation in [Related Skills]. I have also completed a [Research Project] on [Project Topic] under the supervision of [Supervisor Name].

I am particularly interested in your research on [Specific Research Area] because [Reasons for Interest]. I believe that my skills and experience in [Related Skills] would be a valuable asset to your research group.

I am eager to learn more about your research and to contribute to your group’s success. I am confident that I have the potential to make a significant impact in the field of [Research Area].

I have attached my CV, which provides more details about my academic background and research experience. I am also available for a Skype interview at your convenience.

Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[Your Full Name] [Your Student ID] [Your University Name]

Attachments:

CV
Transcript
Recommendation Letter
Research Proposal (optional)

বিঃদ্রঃ:

উপরে উল্লেখিত নিয়মাবলী একটি সাধারণ নির্দেশিকা।
বিভিন্ন বিশ্ববিদ্যালয় এবং প্রফেসরের নিজস্ব নীতিমালা থাকতে পারে।
আবেদন করার আগে বিশ্ববিদ্যালয়ের ওয়েবসাইট এবং প্রফেসরের ল্যাব ওয়েবসাইটটি ভালোভাবে দেখে নিন।